オープンスペース

2005年8月24日

オープンスペースは、自己組織化された会議を組み立てるのに役立つアプローチです。私は1997年にNorm Kerthによって最初に紹介され、それ以来何度も使用され、自分で使用するのを見てきました。小規模な、1ダースまたは2ダースの人々のグループ、および100人または200人の大規模なグループでうまく機能するように思われます。私は1日から3日間の期間でそれを見てきました。私が目にしたバリエーションでそれを説明します。クレステッドビュートは、約20人の小規模な年次ワークショップで、アジャイルユニバース2002では、会議で約100人ほどがオープンスペースで参加しました（彼らはそれ以来これを続けていますが、私はそこに行くことができませんでした）。foocampはこれを数百人で行いました。この手法はハリソンオーウェンによって開発され、彼の本で詳しく説明されています。

オープンスペースの珍しい（そして強力な）点は、事前に活動や講演者のリストを計画しないことです。代わりに、時間とスペースの基本的な骨格を提供し、参加者が実際に何が起こるかを考えます。その結果、より参加型で活気に満ちたイベントになります。（また、事前に組織する手間が減るのも、私にとっては魅力です;-)）

会議の骨格は、スペース/時間マトリックス、または私がグリッドと呼ぶものです。これは単純な2次元のテーブルで、1つの次元は時間帯、もう1つは会議のスペースです。会議のスペースは、椅子が数脚あればどこでも構いません。1ダースまたは2ダースの人々にとっては、4つのスペースで十分な場合が多く、ほとんどの場合、2つまたは3つしか使用しません。それらの間を簡単に歩いて移動できるほど近く、私の大きな声があまり伝わらない程度に離れているのが最善です。アジャイルユニバース2001では、非常に大きな部屋があり、隅にスペースを設けました。クレステッドビュートでは、2つの部屋とコーヒーショップを使用しています。foocampでは、さまざまなサイズの部屋がたくさんありました。サイズのおおよその目安と、プロジェクターがあるかどうかをグリッドにマークしました。

私は1時間のセッションを使用する傾向がありますが、オーウェンは90分のセッションを好みます。どちらでもかまいません。私は、非公式な会話を促すために、セッション間に15分または30分の休憩を設けるのが好きです。トピックの種をまく良い方法は、会議に満足するために対処する必要がある質問を提起することです。

開始する前にグリッドを作成してください。私は通常、それをいくつかのフリップチャートシートに書きます。セッション自体は、テーブルのセルに収まるポストイットノートとして表示されます。アジャイルユニバースでは、グリッドが大きかったため、セルはフリップチャートシートでした。foocampでは、人々はセルに直接書き込んでいましたが、セッションを移動したいときに問題が発生するため、ポストイットの方が好きです。

会議が開始したら、全員を1つの部屋、できれば円状に集め、すべてがどのように機能するかを説明します。次に、セッションを招集するように人々に呼びかけます。誰でもセッションを招集することを決定できます。彼らは、セッションの内容をグループに発表し、後でグリッドに表示されるタイトルを付けてこれを行います。エネルギーがなくなるまで、人々がセッションを指名できるようにし続けます。最初にすべてのセッションを取得する必要はありません。会議が進むにつれて、さらにセッションが表示されます。

セッションと主催者がたくさんいたら、主催者にセッションをスケジュールするように依頼します。これを行うには、主催者はセッションをグリッド上のスペースに配置します。どのスロットに何かを配置するかは、完全に主催者に任されています。必然的に衝突が発生します。2つの衝突するセッションに参加したい人は、それらのセッションの主催者に話し合い、どちらかを時間帯を移動するように説得する必要があります。最終結果は決して完璧ではありませんが、より計画されたアプローチよりも悪くなることはありません。

グリッドにセッションが表示されたら、そのまま進めます。人々はいつでも新しいセッションをグリッドに追加でき、主催者はいつでもセッションを移動することもできます（ただし、すぐ次の時間帯にセッションがある場合は、セッションを移動しないのが賢明です）。通常、人々は各セッションが終了した後、次に何に行くかを決定するためにグリッドを見るので、グリッドが簡単にアクセスできる場所に掲示されていることを確認してください。参加したいセッションに名前を追加しておくと便利です。これは、主催者がスケジュールを立てるのに役立ちます。

新しいセッションやその他のものを発表するために、各日の開始など、定期的に円状に全員を集めるのが役立ちます。

イベントの記録が必要な場合は、各主催者にセッションの概要を書いてもらうことでこれを行うことができます。これらを組み合わせると、議事録を作成できます。アジャイルユニバースでは、これらをwikiで行いましたが、それはまあまあでした。しかし、オーウェンのアプローチの方が好きです。このアプローチでは、各主催者がすぐにセッションを書き留め（wikiで行うことができます）、その後、概要を印刷して目に見える壁に貼り付けます。私は壁のアイデアの方が好きです。なぜなら、そうすれば誰もが簡単に見ることができ、議論を広げることができるからです。私がこれまでに行ったほとんどのオープンスペースには議事録は含まれていなかったので、この点についてはあまり経験がありません。

オーウェンは、オープンスペースの1つの法則を、2フィートの法則であると説明しています。つまり、学習も貢献もしていない場所にいる場合は、より生産的な場所に移動する必要があります。基本的に、これはセッション間の移動が正常であることを意味します。もし私が2つの魅力的な衝突するセッションを見つけたら、それぞれのセッションに少し時間を費やします。多くの人はこれが不自然だと感じ、移動することは失礼であるという信念がありますが、オープンスペースに慣れると、この移動は快適になります。

それが私の簡単な説明です。この種のイベントを実行したい場合は、さらに多くの情報があります。オーウェンの本は、少しカリフォルニア風なところがありますが、優れています。また、いくつかの言語でウェブサイトもあります。