定期的な対面ミーティング

コミュニケーション技術の進歩により、リモートファーストスタイルで働くチームが増えています。この傾向は、COVID-19パンデミックによる強制的な隔離によって加速されました。しかし、リモートで活動するチームも、数ヶ月に一度は対面での集まりから恩恵を受け、そうするべきです。

リモートファーストのチームでは、全員が別々の場所にいて、電子メール、チャット、ビデオ、その他のコミュニケーションツールを通じて完全にコミュニケーションを取ります。これには明確な利点があります。世界中からチームにメンバーを採用でき、介護責任のある人も参加させることができます。イライラする通勤の無駄な時間を、生産的な時間や休息時間に充てることができます。

しかし、どれだけリモートワークに長けた人であっても、どれだけ優れた最新の共同作業ツールが登場しても、チームの他のメンバーと同じ場所に集まることには敵いません。対面での人間関係は常に豊かです。ビデオ通話は簡単に取引的なものになりがちで、適切な人間関係を築く雑談をする時間があまりありません。そうした深い絆がなければ、誤解は深刻な人間関係の問題に発展し、全員が直接話せれば効果的に解決できる状況で、チームは混乱に陥る可能性があります。

リモートファーストで効果的に仕事をしている人々から私がよく見るパターンは、定期的な対面ミーティングを確実に行っていることです。その際、一緒に作業した方が良い要素をスケジュールに入れます。リモートワークは、ソロでの集中を必要とするタスクにはより効果的で、最新のツールを使用すれば、リモートでのペアプログラミングも可能になります。しかし、多くの人からの多くのインプットと迅速なフィードバックを必要とするタスクは、全員が同じ部屋にいる方がはるかに簡単に実行できます。どのビデオ会議システムも、その深みのあるインタラクションを作り出すことはできません。他の人の作業状況をコンピューター画面で見ているのは疲れることであり、仕事の合間に一緒にコーヒーを飲む機会がありません。製品戦略に関する議論、システムアーキテクチャの探求、新たな分野の探求など、チームが集まった際に一般的に行われるタスクです。

人々が効果的に協力するためには、互いを信頼し、互いにどれくらい頼ることができるかを認識する必要があります。信頼はオンラインでは構築しにくく、同じ部屋にいるときには起こりうる社会的合図がありません。したがって、**対面での集会の最も価値のある部分はその予定されている仕事ではありません**。コーヒーを飲みながらのおしゃべりや、昼食時の親睦です。仕事とはほとんど関係のない非公式な会話が、仕事のインタラクションをより効果的にする人間的なつながりを築きます。

これらのガイドラインは、対面ミーティングのコンテンツを示唆しています。共同作業は、それ自体が価値があり、チームの結束を深める重要な部分でもあります。そのため、1日を通して作業時間を設定し、一緒にいることから得られる低遅延通信から恩恵を受けるタスクに焦点を当てます。そして、休憩時間、非公式な雑談、オフィス外に出かける機会など、多すぎると思われる時間を入れるべきです。私は、人工的な「チームビルディング」演習は避けるでしょう。なぜなら、私はそれらが大嫌いだからです。このような集まりを行う人は、その後全員が活気づき、その後の数週間でより効果的に仕事ができるようになるという価値を強調しています。

リモートチームは遠く離れた場所に形成され、メンバーが数時間の移動時間で隔てられていることは一般的です。このようなチームの場合、私が使用する経験則は、2〜3ヶ月に1週間集まることです。チームが経験を積んだ後は、頻度を減らすこともできますが、年に少なくとも2回は対面ミーティングを行っていないチームについては心配です。チームがすべて同じ都市にありながら、通勤を減らすためにリモートファーストスタイルを使用している場合は、より短い集まりをより頻繁に開催できます。

この種の集まりは、オフィスの構成方法の見直しにつながる可能性があります。パンデミック以来、オフィスがあまり使われなくなっていることについては、多くのことが言われています。オフィスは、日々のワークスペースというよりも、このような不定期のチーム集まりの場所となる可能性があります。これにより、柔軟で快適なチーム集会スペースの必要性が高まります。

一部の組織は、このようなチーム集会のための旅費や宿泊費をためらうかもしれませんが、チームの有効性への投資として考えるべきです。これらの対面ミーティングを怠ると、チームが行き詰まり、間違った方向に進み、紛争に悩まされ、人々のモチベーションが低下します。これと比較すると、航空機やホテルの費用を節約することは、間違った節約です。